Pelatihan dan dukungan aplikasi kasir (POS) di lokasi

Sistem kasir hanya bernilai sebatas apa yang bisa dilakukan tim Anda dengannya pada pukul delapan malam di hari Sabtu. Dua venue bisa memakai software yang sama persis dan mendapat hasil yang jauh berbeda, dan pembedanya hampir selalu pelatihan: siapa yang diajari apa, dan siapa yang hadir menjawab pertanyaan yang baru terpikir saat ruangan penuh.

Jadi sebelum membandingkan daftar fitur, ada baiknya menanyakan bagaimana penyedia membawa tim Anda dari nol sampai percaya diri, dan apa yang terjadi berbulan-bulan kemudian ketika ada yang berhenti bekerja.

Isi pelatihan di lokasi yang baik

Pelatihan bukan menelusuri seluruh menu sistem. Pelatihan adalah beberapa hal yang benar-benar disentuh setiap orang, diajarkan di tempat mereka akan mengerjakannya.

Untuk staf kasir dan floor, shift itu sendiri:

• Mencatat pesanan dan mengirimkannya ke dapur.
• Denah lantai sesuai area Anda, serta memindahkan atau menggabungkan meja saat tamu berpindah tempat.
• Menemukan kembali sebuah pesanan lewat tab Active, On Hold, Paid, dan Pending Payment.
• Memberi diskon persen atau nominal, promo, maupun kupon.
• Menambahkan tamu ke pesanan agar member mendapat poinnya.
• Menerima pembayaran dan mencetak struk, termasuk mencetak ulang bila tamu meminta.

Untuk supervisor, hal-hal yang memerlukan wewenang:

• Masuk dengan PIN, dan tindakan mana yang justru memerlukan PIN supervisor: void dan item custom.
• Menutup kasir, serta membaca ringkasan pesanan, tamu, penjualan, dan kas agar angkanya cocok.
• Apa yang dilakukan saat printer gagal mencetak, termasuk peringatan yang dimunculkan sistem.

Untuk pemilik atau manajer, bagian yang baru terasa penting kemudian:

• Akun staf dan siapa boleh membuka apa.
• Harga per channel, agar menu yang dijual lewat GrabFood memakai harganya sendiri.
• Laporan yang benar-benar akan Anda lihat setiap minggu.

Pertanyaan staf di hari pertama

Pertanyaan ini muncul hampir di setiap venue. Pelatih yang berdiri di konter Anda menjawabnya dalam sepuluh detik. Video tidak bisa.

• Tamu ingin pindah ke meja lain. Pindahkan pesanan ke meja baru, atau gabungkan dengan pesanan yang sudah ada di sana.
• Saya salah memasukkan item. Void memerlukan PIN supervisor, dan itu memang disengaja. Supervisor Anda bisa melihat apa yang di-void dan kapan.
• Printer dapur tidak mencetak. Sistem memberi peringatan, bukan diam saja, sehingga tiket bisa dicetak ulang sebelum dapur tertinggal.
• Internet putus. Kasir tetap berjalan, jadi Anda bisa terus melayani.
• Tamu ingin membayar sebagian dulu. Bagaimana alurnya di venue Anda justru paling tepat dibahas saat pelatihan, dengan menu Anda sendiri di layar.
• Bagaimana saya tahu pesanan mana yang dikerjakan berikutnya? Setiap pesanan punya status dan timer yang berubah warna bila terlalu lama.

Catat pertanyaan yang muncul dari tim Anda sendiri pada minggu pertama. Daftar itu adalah agenda terbaik untuk sesi lanjutan, sekaligus ujian yang adil apakah penyedia Anda bersedia datang kembali dan menjalankannya.

Kenapa di lokasi lebih baik daripada panggilan video

Banyak hal memang bisa diselesaikan dari jarak jauh: harga yang salah, laporan yang membingungkan, hak akses staf. Tetapi banyak masalah di venue bersifat fisik.

• Printer dapur yang berhenti menerima pesanan karena kabel, kertas, atau pengaturan jaringan.
• Wi-Fi yang kuat di kasir tetapi lemah di dapur atau area rooftop.
• Perangkat yang jatuh, basah, atau kehabisan baterai di tengah servis.
• Staf baru yang perlu ditunjukkan langsung, bukan dikirimi tautan.
• Penataan ulang venue: meja bertambah, area baru dibuka, QR perlu dipasang ulang.

Panggilan telepon tidak bisa mencabut kabel, memindahkan router, atau berdiri di samping kasir saat jam sibuk. Untuk hal-hal ini, jarak antara tim dukungan dan venue Anda menjadi penentu.

Pelatihan ulang saat merekrut staf baru

Perputaran staf di venue Bali tergolong tinggi, dan di sinilah sebagian besar janji pelatihan diam-diam berakhir. Venue dilatih satu kali saat pemasangan, lalu setiap staf baru belajar dari siapa pun yang kebetulan sedang shift. Enam bulan kemudian tidak ada yang benar-benar yakin bagaimana void bekerja, dan angka penutupan kasir mulai tidak cocok.

Tanyakan apakah pelatihan ulang sudah termasuk, apakah dilakukan di venue Anda atau hanya jarak jauh, dan apakah ada batasnya. Dapatkan jawabannya sebelum berlangganan, bukan saat Anda kekurangan staf di musim ramai.

Ketika tetap terjadi masalah

Pelatihan mengurangi seberapa sering Anda membutuhkan dukungan. Pelatihan tidak menghilangkannya, dan biaya satu malam bermasalah perlu Anda ketahui.

Hitung dengan angka Anda sendiri: pendapatan rata-rata per jam pada jam tersibuk, berapa lama biasanya sistem berhenti, berapa jam staf memasukkan ulang transaksi kertas setelahnya, dan bahan yang terbuang karena pesanan salah. Di sebagian besar venue Bali, satu malam bermasalah sudah melampaui selisih biaya software selama satu tahun. Itulah alasan dukungan pantas dinilai sebagai bagian dari harga, bukan sebagai bonus.

Belum ada standar industri untuk waktu tanggap dukungan kasir di Indonesia, jadi jawaban “kami fast response” tidak berarti apa pun. Minta empat hal ini secara tertulis, dari penyedia mana pun yang Anda pertimbangkan:

1. Jam dukungan sebenarnya. Apakah termasuk malam, akhir pekan, dan hari libur? Venue Anda paling ramai justru saat kantor tutup.
2. Waktu tanggap pertama. Berapa lama sampai ada manusia yang membalas, bukan balasan otomatis?
3. Waktu penyelesaian. Berapa lama sampai masalah benar-benar selesai, dan apa yang terjadi bila tidak selesai malam itu?
4. Kunjungan ke lokasi. Apakah tersedia, berapa biayanya, dan berapa lama waktu tunggunya?

Tambahan yang sering terlupakan: kanal yang dipakai, bahasa yang digunakan tim dukungan, dan siapa yang menjawab saat orang pertama tidak tersedia. Simpan jawabannya. Saat terjadi masalah, dokumen itulah yang membedakan harapan dari kenyataan.

Yang bisa Anda siapkan sendiri

• Satu perangkat cadangan yang sudah login dan siap dipakai.
• Hotspot ponsel sebagai cadangan koneksi, dan pastikan staf tahu cara menyambungkannya.
• Kertas struk cadangan dan satu printer cadangan bila anggaran memungkinkan.
• Dua staf terlatih sebagai penanggung jawab sistem di setiap shift, bukan hanya manajer.
• Nomor dukungan tertempel di area kasir, terlihat oleh semua staf.
• Prosedur singkat bila sistem berhenti: siapa mencatat, di formulir apa, dan siapa memasukkannya kembali setelah tutup.

Bagaimana EnakPay menangani ini

Tim kami berada di Bali, dan itu memengaruhi setiap poin di atas:

• Penyiapan di venue Anda. Kami memasang sistem, menghubungkan printer dan layar dapur, dan memastikan jaringan bekerja di area tamu maupun dapur.
• Menu Anda kami masukkan, lengkap dengan harga, foto, dan pilihan tambahan, tanpa biaya onboarding.
• Pelatihan di tempat kerja, mencakup daftar di atas dengan menu Anda sendiri di layar.
• Pelatihan ulang saat Anda merekrut, selama Anda berlangganan.
• Dukungan 24/7, jarak jauh maupun di lokasi, termasuk malam dan akhir pekan.
• Balasan dalam hitungan menit, paling lama 2 jam. Tim kami langsung mendapat notifikasi saat Anda mengirim pesan.
• Sebagian besar masalah selesai dalam beberapa jam. Untuk masalah besar, kami memasang perbaikan sementara lebih dulu agar venue Anda tetap beroperasi, lalu menyelesaikan perbaikan akhir pada malam hari saat venue tutup.
• Untuk venue di Bali, kami datang langsung ketika ada yang tidak bisa diperbaiki dari jarak jauh.

Kami menyarankan Anda menanyakan empat pertanyaan di atas kepada kami juga, lalu membandingkan jawabannya dengan penyedia lain yang Anda pertimbangkan.

Selanjutnya

Dukungan adalah satu dari sembilan hal yang perlu diperiksa sebelum memilih sistem kasir. Daftar lengkapnya ada di cara memilih aplikasi kasir restoran, dan versi khusus untuk venue di Bali ada di cara memilih aplikasi kasir di Bali.

Ingin tahu seperti apa penyiapan di venue Anda? Lihat paket kami atau minta demo langsung.